ESTRUCTURA DE LA INFORMACION DOCUMENTADA -NTCISO 9001:2015 – Curso SENA

La Estructura de la Información Documentada – NTC ISO 9001:2015 es un curso del SENA diseñado para capacitar a profesionales en la gestión de la calidad, enfocándose en la documentación esencial para la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) basado en la norma ISO 9001. Este curso virtual del SENA te proporcionará las herramientas necesarias para comprender y aplicar los requisitos de la norma, optimizando los procesos de tu organización y mejorando su competitividad en el mercado nacional e internacional.

A lo largo de esta formación, aprenderás a identificar, diseñar y documentar la información clave según los lineamientos de la NTC ISO 9001:2015. Los temas principales incluyen el análisis de requisitos documentales, la clasificación de la información, el diseño de formatos y medios de soporte, y la elaboración de procedimientos técnicos. Desarrollarás habilidades para diagnosticar necesidades, planificar la implementación de un SGC, verificar la conformidad de la información y gestionar los recursos necesarios.

Este curso del SENA está dirigido a personas interesadas en la gestión de la calidad, la mejora continua y la optimización de procesos. Para ingresar, debes cumplir con el proceso de selección del SENA y contar con acceso a internet, computador, así como conocimientos básicos de herramientas informáticas y comunicación. Con una duración definida, esta formación te permitirá proponer tiempos de conservación de la información, evaluar el control de cambios y asegurar el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001.

Estructura de la Información Documentada según NTC ISO 9001:2015

La NTC ISO 9001:2015 establece los requisitos para un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) efectivo. Un componente crucial de este sistema es la información documentada, esencial para estandarizar procesos, mantener el enfoque en los objetivos de calidad, controlar actividades y preservar el conocimiento organizacional. Este artículo detalla la estructura, implementación y gestión de esta información documentada, basándose en los principios de la norma y considerando los beneficios que aporta a las organizaciones.

La información documentada es la base para la coherencia y trazabilidad de un SGC. La norma ISO 9001:2015, ampliamente adoptada por organizaciones de todo el mundo, incluyendo Colombia, exige una gestión rigurosa de esta información. Su correcta estructuración no solo facilita el cumplimiento normativo, sino que también impulsa la productividad, el acceso a nuevos mercados y la mejora continua. Este artículo guiará a las organizaciones en la identificación, diseño, documentación y control de la información requerida para un SGC eficaz.

¿Qué es la Información Documentada y por qué es Importante?

La información documentada, según la NTC ISO 9001:2015, abarca cualquier información que debe ser mantenida y conservada como evidencia de la conformidad con los requisitos del SGC. Esto incluye políticas, procedimientos, instrucciones de trabajo, registros, manuales y otros documentos relevantes. Su importancia radica en que proporciona evidencia objetiva del cumplimiento de los requisitos, facilita la comunicación, promueve la estandarización, permite el aprendizaje y la mejora continua, y protege el conocimiento crítico de la organización. Una gestión inadecuada de la información documentada puede llevar a inconsistencias, errores, incumplimiento normativo y pérdida de oportunidades.

Requisitos Clave de la Información Documentada según la Norma

La norma ISO 9001:2015 especifica varios requisitos relacionados con la información documentada. En primer lugar, es fundamental determinar qué información es necesaria para el SGC, considerando los procesos, los requisitos legales y las necesidades de la organización. En segundo lugar, la información documentada debe ser adecuada, suficiente y estar protegida contra alteraciones no autorizadas. En tercer lugar, se debe establecer un proceso para controlar la creación, revisión, aprobación, distribución, acceso, recuperación y retención de la información documentada. Finalmente, es esencial asegurar que la información documentada esté actualizada y disponible en los puntos de uso.

Estructura de la Información Documentada: Clase de Documentos

Para una gestión eficaz, la información documentada debe estructurarse en diferentes clases de documentos, cada una con un propósito específico.

• Política de Calidad: Declaración de las intenciones generales y la dirección de la organización en relación con la calidad.
• Manual de Calidad: Documento que describe el SGC de la organización, incluyendo su alcance, procesos e interacciones.
• Procedimientos Documentados: Instrucciones detalladas sobre cómo realizar actividades específicas, asegurando la consistencia y el cumplimiento de los requisitos.
• Instrucciones de Trabajo: Guías paso a paso para tareas específicas, proporcionando claridad y precisión en la ejecución.
• Registros: Evidencia objetiva del cumplimiento de los requisitos, como informes de inspección, actas de reuniones y resultados de auditorías.
• Formularios: Documentos estandarizados para recopilar información relevante para el SGC.

Diagnóstico y Plan de Implementación

Antes de documentar, es crucial realizar un diagnóstico para identificar las necesidades de información documentada de la organización. Este diagnóstico debe evaluar los procesos existentes, los requisitos legales y las necesidades de los clientes. A partir de este diagnóstico, se puede desarrollar un plan de implementación que defina las actividades necesarias, los recursos requeridos, las responsabilidades asignadas y los plazos de entrega. El plan de implementación debe comunicarse de manera efectiva a todas las partes interesadas para asegurar su participación y compromiso.

Control Documental: Elementos Esenciales

El control documental es un proceso crítico para asegurar la integridad y la disponibilidad de la información documentada. Este proceso debe incluir los siguientes elementos:

• Identificación y clasificación: Asignar un código único a cada documento y clasificarlo según su tipo y función.
• Aprobación y autorización: Establecer un proceso claro para la aprobación y autorización de los documentos antes de su distribución.
• Distribución y acceso: Asegurar que los documentos estén disponibles para las personas que los necesitan, controlando su distribución y acceso.
• Revisión y actualización: Establecer un proceso para la revisión periódica de los documentos, actualizándolos cuando sea necesario.
• Control de cambios: Registrar todos los cambios realizados en los documentos, incluyendo la fecha, el autor y la razón del cambio.
• Conservación y retención: Establecer un período de retención para cada tipo de documento, asegurando su conservación durante el tiempo necesario.
• Disposición: Definir un proceso para la disposición segura de los documentos que ya no son necesarios.

Trazabilidad y Soporte de la Información

La trazabilidad de la información documentada es esencial para rastrear su origen, evolución y uso. Esto implica mantener registros de la creación, revisión, aprobación, distribución y modificación de los documentos. Además, es crucial asegurar que la información documentada esté respaldada adecuadamente, utilizando medios de almacenamiento seguros y confiables. La información debe ser fácilmente accesible, recuperable y protegida contra pérdidas o daños.

Tiempos de Conservación y Control de Cambios

Determinar los tiempos de conservación de la información documentada es esencial para cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, así como para preservar la evidencia del cumplimiento de los requisitos del SGC. Los tiempos de conservación deben basarse en la naturaleza de la información, los requisitos legales y las necesidades de la organización. El control de cambios es igualmente importante para asegurar que la información documentada esté actualizada y refleje las prácticas actuales de la organización.

Conclusión

La estructura de la información documentada es un pilar fundamental de la NTC ISO 9001:2015. Una implementación efectiva de un sistema de gestión de información documentada, que abarque desde la identificación de los documentos necesarios hasta el control de cambios y la trazabilidad, no solo facilita el cumplimiento normativo, sino que también mejora la eficiencia, la productividad y la competitividad de la organización. Al adoptar un enfoque sistemático y riguroso en la gestión de la información documentada, las empresas pueden asegurar la calidad de sus productos y servicios, aumentar la satisfacción del cliente y alcanzar sus objetivos estratégicos. La inversión en una buena estructura de información documentada es, por tanto, una inversión en el futuro de la organización.